GD-sekreterare

Arbetsuppgifter

GD-stabens funktion är att ge ett nära och samlat stöd till generaldirektören i frågor om ledning, press och kommunikation, säkerhet och administration. GD-staben ansvarar för myndighetens övergripande ledningsstruktur, bland annat ledningsgruppsmöten, beslutsföredragningar för GD och insynsrådets möten. Vidare ansvarar kansliet för kontakterna med Regeringskansliet samt fördelning av inkomna regeringsuppdrag och remisser.

Vi söker nu en GD sekreterare. Rollen som GD-sekreterare handlar om att ge service och stöd till GD i det dagliga arbetet. Det innebär administrativa uppgifter såsom att ansvara för GD:s kalender och planering på både kort och lång sikt, sköta telefon, e-post, fysisk post och korrespondens, hantera rese- och mötesbokningar, hantera reseräkningar, utlägg och fakturor, administrera interna och externa möten, ta hand om kopiering, dokumenthantering, arkivering och diarieföring. 

Du kommer vidare att stötta GD genom att förbereda, sammanställa underlag inför, delta i och föra anteckningar vid interna och externa möten såsom t.ex. vid GD-föredragning, ledningsgrupp och insynsråd. 

Som GD-sekreterare rapporterar du till stabschefen och tillhör GD-staben. Du kommer även att stötta i övriga arbetsuppgifter som förekommer på GD-staben samt samarbeta med övriga medarbetare på GD-staben för att tillsammans stötta GD och säkerställa att GD-stabens uppdrag fullföljs.

Dina arbetsdagar följer GD:s vilket innebär att de kan ändras med kort varsel. Du kan komma i kontakt med känsliga uppgifter, vilket kräver hög integritet. Som GD-sekreterare är du en viktig representant för myndigheten både internt och externt.

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasieexamen kompletterad av kortare eftergymnasial påbyggnad eller enstaka kurser vid högskola/universitet.
• Administrativ utbildning, sekreterarutbildning eller liknande som bedöms relevant.
• Flerårig erfarenhet av en roll som chefssekreterare, gärna på GD/VD-nivå eller annan likvärdig administrativ erfarenhet.
• Personliga egenskaper som god samarbetsförmåga och ansvarstagande.
• Du har ett helhetsperspektiv och har ett gott bemötande samt är serviceinriktad och lösningsorienterad.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt.

Meriterande:

• Erfarenhet från offentlig sektor, särskilt statlig myndighet.
• Goda kunskaper i engelska.
• Erfarenhet av att arrangera och samordna konferenser och möten.
• Erfarenhet av fakturahantering och diarieföring. 
  
  

Villkor och övrig information

Ansökan ska vara skriven på svenska. Tillsvidareanställning som i normalfallet inleds med 6 månaders provanställning. Intervjuer planeras till vecka 34 och 35 i Stockholm.